Внимание!!!
Юридическая компания Закон и Право, обращает ваше внимание на то, что данный документ является базовым и не всегда отвечает требованиям конкретной ситуации. Наши юристы готовы оказать вам помощь в составлении любого правового документа, подходящего именно под вашу ситуацию.
Для подробной информации свяжитесь по телефону; +7 (700) 978-57-55.
СЕКРКТАРЬ-РЕФЕРЕНТ ТОО ФИРМЫ “……”
УТВЕРЖДАЮ:
ТОО Фирма «……» Директор ТОО Фирмы «……»
ДОЛЖНОСТНАЯ ___________ ……...
ИНСТРУКЦИЯ
« » ____________ 200___г.
Секретарь-референт
« » _____________200__г. №____
1.Общие положения
Секретарь-референт фирмы относиться к категории технических исполнителей
На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее профессиональное высшее образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
Секретарь-референт фирмы назначается и освобождается от должности директором фирмы.
Секретарь-референт фирмы должен знать:
постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
организацию делопроизводства;
методы оформления и обработки документов;
архивное дело;
работу на компьютерной технике;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы организационно распорядительной
документации;
правила печатание деловых писем с использованием типовых форм;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
основы организации труда и управления;
правила эксплуатации вычислительной техники;
основы административного права и законодательство о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда;
2.Должностные обязанности
Секретарь-референт фирмы:
осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовки и принятии решений;
принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;
подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;
организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию полученную по каналам связи;
по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
ведет контрольно-регистрационную картотеку;
печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных;
организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
копирует документы на персональном ксероксе.
3. Права
Секретарь-референт фирмы имеет право:
получать от специалистов структурных подразделений предприятия информацию, необходимую для осуществления своей деятельности;
представлять на рассмотрение своего непосредственного руководства предложения по вопросам своей деятельности;
требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
4. Ответственность
Секретарь-референт фирмы несет ответственность:
за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством;
за правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, – в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством;
за причинение материального ущерба – в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом №____ на основании__________________________________________.
С должностной инструкцией ознакомлен (на):
____________ __________________________ « » ____________ 200___г.
(подпись) (Ф.И.О.)
____________ __________________________ « » ____________ 200___г.
(подпись) (Ф.И.О.)
____________ __________________________ « » ____________ 200___г.
(подпись) (Ф.И.О.)
____________ __________________________ « » ____________ 200___г.
(подпись) (Ф.И.О.)
____________ __________________________ « » ____________ 200___г.
(подпись) (Ф.И.О.)
